# 用 FLO.W Obsidian 管理日常工作
上班时临时的事一件接一件，到周五写周报却想不起这周做了什么。这篇以 FLO.W Obsidian 模板为例，演示怎样用 Obsidian 随手记下交代的事、安排当天的任务、跟进会议和改稿，再从每天的记录里写出周报和述职材料。
Canonical: https://21obsidian.com/blog/flow-obsidian-daily-work
Image: https://pic.eryinote.com/PicGo/20261013151727-1-flow-obsidian-daily-work.png
早上刚打开一份要改的方案，领导路过交代一句，同事在群里请你帮个忙，别的部门又发消息催要数据，下午还夹着两个不得不开的会。
一天下来手头没停过，但到了下班前合上电脑，脑子里却一片发懵，完全想不起今天到底做了什么。周五写周报只能拼命翻聊天记录，半年述职时更是只能勉强记起最近几周的事。
在 FLO.W 里，不管手头有多乱，先把临时冒出来的事随手敲下来存着，不让琐事占据思考的带宽。当天要做的事排进一张清爽的清单，做完一项顺手点掉一项。开会的结论、改稿的进展、留给以后的经验，全都在对应的页面里自然沉淀。
## 先从三步开始
刚接触这套系统，先不要急着建项目和领域，更不用为怎么分类而焦虑。
很多人刚开始就把系统搭得很宏大，最后反而被繁琐的维护成本劝退。其实头两周哪怕只做好三件事，随手记下一句、转成具体任务、做完顺手勾掉，就能解决大半的失控感。
比如正专注改着方案，领导路过顺嘴交代一句「下周三前把那份材料发我」。这时完全不需要打断当前的思考，直接打开右侧栏的速记面板，在输入框里敲下一句「周三前把材料发给领导」，按回车保存，转头继续做手头的事。
等手头这阵忙完，或者坐下来喘口气的时候，回到速记面板。在这条卡片右侧点击红框标出的「转化」按钮，选择「任务」，填好标题后确认。
确认后这条速记就会生成正式的任务文档 `20261013 - 周三前把材料发给领导.md`。
最初随手写下的原话，会完完整整留在任务正文的「来自速记」引用块里，还带着当天日笔记的链接，既不会遗漏上下文，也不用再手动复制粘贴。
等材料发出去、事情办完，直接在面板里点击「**标记完成**」，这条任务就会自动移进已完成文件夹归档。
只要把记下一句、转成任务、标记完成这三步跑顺，平时冒出来的琐碎事情就都有了着落，不再悬在脑子里消耗精力。至于后面提到的日程、模板、项目和领域，都是随着工作深入自然长出来的工具，等遇到具体的麻烦时再看也不迟。
## 需求与模块分工
日常工作里的事情看似千头万绪，但在信息属性上其实各有分工。
临时冒出来的念头不能和严谨的执行待办混在一起，长期的项目规划也不能等同于开会留下的几条结论。在 FLO.W 里，我们把工作里的动作梳理为四个方面，记下来、排时间、做下去、回头看，分别交给对应的模块承载。
## 先把事情记下来
一天之中，要做的事情往往来自四面八方，例会上分到一件任务，同事在群里突然提了一句要求，别的部门发消息催要一份数据，甚至走在去洗手间的路上，脑子里突然想起报销单还没提交。
这时只做一个最轻的动作，**在速记面板里随手写下一句**。不用去想它算不算一件重要的大事，更不用管它以后该归到哪个文件夹。每敲下一条，系统都会带着当前的时间，妥善存进当天的日笔记里。
不在工位或者离开电脑的时候，直接用手机记。在 iPhone 上通过快捷指令随手记下一句话，提交后同样会实时存进当天的日笔记。第一次使用前在设置里加载快捷指令即可，具体步骤见 [FLO.W 快速记录](/docs/quick-capture#iphone-shortcuts)。
每天找一两个喘口气的空当，顺手扫一眼这些速记，按三种情况简单分流。
- 确定要去办的事，点击「转化」选择「任务」
- 顺手一句话就能回复的事，回复完就不用管了，这条速记留在日笔记里充当当天的真实轨迹
- 偶尔冒出来值得留存的念头，点击「转化」选择「笔记」
转化成任务后，日笔记里原本的那条速记下方会自动多出一个绿色的跳转链接，点一下就能直接跳到对应的任务。转成任务时不必逼自己把内容填满，标题写清楚要做什么就足够了，比如 `20261012 - 把上季度的数据发给财务.md`，正文完全可以留空。
## 安排一天的任务
任务积攒多了以后，每天早上坐到工位上，最让人头疼的就是不知道该先抓哪一件，但只要给任务填上时间，每天早上就有一张现成的清单摆在眼前。
工作可以在时间维度上分成两种类型，首先是必须在固定时刻发生的事，比如周三下午两点的部门例会，**任务类型选「日程」，填上具体时间**。其次是只有截止日期的事情，比如周五前交报销单，**任务类型选「待办」，填一个计划结束日期**。
打开任务，在动作面板的「当前页」里点击「排期」，可以在同一个窗口里填好时间，并顺手设置提醒，**Obsidian 需要保持开启否则通知会失效**，重要的外部会议仍然建议在手机日历里留一份。
填过时间的任务，会自动出现在今日清单里
想看这一周的会议和固定日程怎么排，打开主页的 `任务总览.base`，切到「日程日历」视图，整周整月的会议安排便一览无遗。
这个视图里其实藏着一条预设好的筛选条件，只留下任务类型为「日程」的任务，点击视图右上角的「筛选」就能看到规则细节，见下图。
计划常常赶不上变化，下午领导突然说周五要交的材料改到明天上午，打开这条任务，把计划结束改成明天。再看一眼原本排在今天的其他事情，今天确实做不完的，心平气和地把日期往后改一天。日期没改的任务到期后会进入「逾期任务」视图，逾期积得太多，今日清单就会失去参考价值，因此能及时清理的任务就要及时完成。
## 要改好几轮的事
一份汇报用的幻灯片，领导看过一遍提了四条意见，改完再看又提两条，前后拉扯了一周多。如果每一轮意见都散落在各个聊天窗口里，过几天自己也分不清哪条改了、哪条还没动。
遇到这种反复拉扯的事，建议**从头到尾只用一条任务**，比如 `20261008 - 改季度汇报的幻灯片.md`。每收到一轮修改意见，就在任务正文里加一个小标题并写上日期，把意见逐条列成清单，改完一条勾一条。
有些任务中途搁置几天再打开，常常想不起之前做到了哪一步。在动作面板的「当前页」里找到「插入字段」，点击红框标出的「下一步」，写下重新启动时可以立刻做的那一个具体动作，比如「把第 6 页的图表换成柱状图」。
下次重新打开任务，扫一眼顶部的属性区，立刻就知道该从哪里接上思路。
如果其中某一步突然变复杂了，比如幻灯片里的一页数据需要找别的部门重新核对，来回拉扯要好几天，**就把这一步单独建为子任务**。它拥有自己的排期和进展，主任务正文不会被琐碎细节占满。
## 要等别人的事
报销单交上去等领导签字，方案里缺一组关键数据要等对口同事给。这类事情自己暂时无法推进，但又绝不能抛在脑后，隔几天就得去催问一次。
事情交到对方手上以后，**在这条任务的「备注」里写一句在等谁、哪天问过**，比如在任务 `20261007 - 核对合同里的付款日期` 的备注里写下「等法务回复，10 月 8 日问过」。
如果想给自己设一个去催问的闹钟，打开「排期」，把计划结束改成打算去问的那一天，提醒方式选「当天（09:00）」，依据选「计划结束」，那天上午九点就会收到提醒。
备注可以直接显示在表格里。打开 `任务总览.base` 的「正在执行」视图，在表格工具栏的「属性」中勾选「备注」，表格里就会多出这一列。哪些事在自己手上推进、哪些事正卡在别人那里，不用逐条点开就能看清楚。
每周开例会之前扫一眼这张表，卡了太久的事情，正好可以在会上当面推动。
对方有了回复之后，把备注里的这句话清空，在正文里记一句对方的答复，事情就重新回到自己手上继续往下走。
## 会议记录与会后任务
开完一场会，手里通常会多出两样东西，会上定下来的讨论结论，以及分到自己头上的具体待办。结论要留作凭据备查，的待办需要付诸行动，这两样东西要分开存放。
一场会议就可以写一篇笔记，笔记类型选 Log，比如 `20261007 - 部门例会.md`。正文只记定下来的结论和谁负责什么，不用把每个人说过的车轱辘话都记下来。
会议上认领的工作，可以在 FLO.W 中创建为任务，打开这篇会议笔记，在动作面板的「新建」页点击「创建任务」，填好标题，**勾选红框 1 标出的「关联到当前页」**，再点「创建任务」。
新任务的「关联笔记」里会自动填上这篇会议笔记，会议笔记的属性区也会多出一行「关联任务」，整整齐齐列出订会议室、核对合同日期和发会议纪要三项待办。
以后真正动手做这件事时，如果记不清当时的具体背景，从任务直接点回会议笔记就能看到原始上下文。
和领导的一对一沟通尤其值得单独建档。每次一篇，比如 `20261009 - 和领导一对一.md`，写清楚聊了什么、领导提出了什么期望、自己承诺了什么成果。半年后写述职或者谈调薪，这些就是最硬核的原始素材。
每周都开的常规例会，下一次开会前翻出上一篇，先看上周分到的事情完成没有。同一种会议记多了以后，可以建一篇「部门例会」专题笔记，把每次的记录集中在一页回看，做法见 [FLO.W 创建专题笔记](/docs/create-topic-note)。
## 重复的事和常用资料
有些事情每隔一阵子就要重复做一遍，每次的步骤几乎完全一样，比如每周五写周报、每月交一次报销、出差前的准备事项。每次都从零回忆一遍步骤，不仅费脑力，而且总容易漏掉某一环。
这类事情**最适合做成任务模板**。在动作面板的「新建」页点击「新建任务模板」，给模板起个名字，比如「月度报销」，在模板正文里把固定步骤写成清单，准备阶段排好发票、导出行程单、填报销单，提交阶段打印贴发票、找领导签字、交财务。
以后每到月底，在「新建」页直接点击「月度报销」，新建出的任务里就已经规整排好了这份清单，按部就班照着做，做完一项勾一项。
另一类是工作中经常要调用的参考信息，比如报销要准备哪些发票附件、请假找谁审批、各部门对接人是谁、几个业务后台的常用入口在哪里。每次都去麻烦同事或者大海捞针翻群消息，不如顺手存成属于自己的参考资料。
- 做一件事的标准步骤，写成一篇笔记，笔记类型选 How，比如 `20260915 - 报销流程.md`
- 平时用来查询的参考事实，写成一篇笔记，笔记类型选 Ref，比如 `20260920 - 各部门对接人.md`
每次做某件事都必须对照的参考笔记，**可以直接预填进任务模板**。打开模板点击「编辑模板」，在属性区的「关联笔记」里填上这篇笔记。以后只要用这份模板新建任务，新文档的属性区里就已经带好了这条链接，像下图里新建的 `20261009 - 交九月的报销单` 一样，打开就能随时核对。
## 长周期的工作建成项目
大部分日常琐事一两天就能搞定，用一条任务就绰绰有余。但有些事情往往要拉扯好几周，中间包含好几个互相独立的阶段，并且有着明确的最终交付节点，这时**就需要建一个项目来统筹**。
比如半年一次的述职，要盘点整理这半年的工作业绩，找几位协同同事收集反馈，撰写逐字稿，制作幻灯片，最后还得反复演练几遍。在库里建一个项目 `20261008 - 准备半年述职.md`，在项目目标里写清截止日期和验收标准，比如「10 月 28 日前提交文字稿和幻灯片，演练讲解控制在十五分钟内」，并划定好边界，不为了述职临时补做新工作。
**把这几个大步骤分别建为任务**。打开项目页面，在底部的「关联任务」表格里点击「新建」，新生成的任务会自动关联到这个项目。找同事了解反馈、整理半年工作、写逐字稿、做幻灯片、模拟演练，每条任务推进到哪一步，按状态分组在这张表格里一清二楚。
当手头同时推进两三个项目时，打开主页的 `项目总览.base`，「正在执行」视图里会列出所有进行中的项目。比如除了述职，这段时间还在带一位刚入职的新同事，另外建有一个项目 `20260922 - 带新同事熟悉工作.md`。两个项目同时列在这里，点开任何一个都能看清它下面还剩几项未完成的任务。
出差同样可以建为项目。订往返车票、预订住宿、准备汇报物料、差旅报销，是四条各有期限的任务。出差频率高的话，可以直接做成项目模板，在模板里提前写好这四条预设任务，每次立项时一键生成。
拿不准该建任务还是项目时，看这件事自己能不能顺着做下去。
流程熟悉、各个环节能自然接上，即使步骤多、要做好几天，一条任务也够用，步骤写成正文里的清单。其中有几件事要分别安排时间、分别跟进，**再建成项目**。
同样是出差，常跑的人一条任务就能办完，第一次去陌生城市的人拆成项目会更稳妥。开始时可以先建成任务，做到一半发现一条任务管不过来，再建一个项目，把这条任务关联过去。更多例子见 [FLO.W 如何区分任务和项目](/docs/task-or-project)。
当所有步骤全部搞定，在项目页面点击「完成项目」，顺手在正文里写下几句简短的回顾，记录哪一步花的时间远超预期，给下一次同类规划留作参考。
## 把学到的东西留下来
参加过的业务培训，过两个月往往只记得一个模糊的主题。向老同事请教来的独门经验，下次遇到时又得硬着头皮再去问一遍。
日常学到的东西，按四种情况分别保存。
- 培训讲义、同事分享的干货文章、网上查到的专业指南，用剪藏插件存进「信息」文件夹，顺手填好阅读状态
- 向同事请教来的实用方法，自己亲手跑通一遍之后，沉淀成一篇 How 笔记
- 做砸了的事情和踩过的深坑，沉淀成一篇 Exp 笔记，**标题直接写出明确的结论**，比如 `20261009 - 发给领导的材料先在第一页写结论.md`，见下图
- 一时半会儿还没想明白的困惑，比如要不要申请内部转岗，记成一篇 Ask 笔记，先挂在那里，以后想到一点就补充一点
这几种笔记平时完全不用花精力去人工归档。新建时选好笔记类型，系统会自动把它们规整放进对应的文件夹。
## 日报和周报的模板
不少公司要求提交固定格式的日报或周报，通常分成了几个固定的版块，比如「今日完成、明日计划、需要协助」。日笔记和周笔记的栏目都可以按公司的要求自定义。
**直接把模板改成公司要求的格式**，以后每天新建出来的日笔记，就已经预先备好了这几栏。日笔记与周笔记的模板存放在 `工具/插件/FLO.W Core/模板/周期笔记模板` 文件夹内，每种周期各有一份。
打开 `日笔记模板.md`，在右侧面板的「动作」页点击绿色按钮「编辑模板」。
把原本的「今日记录」栏目换成公司日报需要的「今日完成、明日计划、需要协助」三栏，修改完毕点击「结束编辑」。
周笔记模板同样照此修改。打开 `周笔记模板.md`，把正文换成周报的固定栏目，比如「本周完成、还在进行、下周计划、需要协助」。「本周回看」小节可以完整保留下来，这一栏留给自己复盘沉淀，不需要交上去。
修改周期模板时，有三处细节需要留意。
- 日笔记模板里的「快速捕捉」小标题不要删除，也不要擅自改名。面板里的速记正是依靠这个小标题锚定位置，如果删掉，速记就会退化为追加在日笔记末尾
- 新建的日笔记和周笔记，属性区里会自动补齐「周期类型」和「周期起始日期」两个字段，这是 Core 识别周期笔记的基石，不需要手写在模板里，更不要手动删除
- 周笔记正文上方列出本周日笔记的汇总表格是系统自动生成的，不需要复制进模板里
修改后的模板只对后续新建的笔记生效，已经生成的历史日笔记和周笔记保持不变。
每天下班前，从速记面板顶部的日历点开当天的日笔记，把日报的三栏填好，复制出去提交。到了周五，点日历左侧的周号打开周笔记，把这一周每天的完成项汇总进「本周完成」。
## 写周报和述职
周五下午准备写周报时，除了翻阅这一周的日笔记，最省心的方式是直接查看已完成的任务。打开 `任务总览.base`，**切到「最近完成」视图**，帮小周核对名单、订周四会议室、参加周一晨会等这一周陆陆续续搞定的任务全都在这里清晰列出。还在推进的事情，切到「正在执行」视图查看。
对照这两张表格，把周笔记里的各项汇报补齐，一份周报的主干就已经成型了。交差之前，在周笔记的「本周回看」里多花两分钟写两句心里话，记录这周哪件事被耽误了、原因出在哪里。这些真实的思考留给自己，月底复盘时会发挥大用。
每个月最后一天，打开速记面板顶部的日历，点开当月的月笔记。月笔记上方自动汇总了当月的周笔记，逐篇顺一遍，在正文下方记录下这个月真正干成了哪几件事。
到了半年一次的述职汇报，手头就有了三处现成的材料。
1. 六篇月笔记，里面如实记录着每个月完成的关键成果
2. `项目总览.base` 的「最近完成」视图里列着的已完成项目，以及项目正文里的真实回顾
3. 与领导进行一对一沟通的几篇会议记录，里面有领导提过的期望与自己承诺交付的事项
把这三处材料摆在眼前，这半年里到底做了哪些事、哪些承诺兑现了，全都有迹可循，述职时心里自然更清楚踏实。
## 事情多了再建领域
刚开始库里只有十几条任务，一张总览表就能看完，用不着领域。
等用上两三个月，任务和笔记攒到几十上百条，工作上的事和家里的琐事、自己想学的东西挤在同一张表里，想只看工作得翻上好一阵。这时**就值得为工作单独建一个领域**，比如「本职工作」，把所有相关的内容收纳进同一个视野。
项目有做完的那一天，「准备半年述职」交了稿就可以收尾。领域没有终点，只要这份工作还在做，「本职工作」就一直在那里，述职、带新同事这些项目都归在它下面。也不用建得太细，手册建议整个库只留四到七个领域，一份工作占一个就够。
创建时，在动作面板的「新建」页点击「创建领域」，填好名称，顺手在领域页的「领域目标」里写一两句这份工作想做到什么程度。
往后每次新建工作任务或笔记，在「关联领域」里选上它。打开这个领域页面，在动作面板的「当前页」里点击「任务 Base」和「笔记 Base」，页面里就会嵌好关联表格，分门别类展示属于这个工作领域的进行中项目、执行任务和经验笔记。
## 写在最后
工具不需要复杂，也不需要每天花大量时间去伺候，只要把涌进来的事情及时收纳，把当下的动作梳理清楚，把真实的痕迹留给明天，每天下班前合上电脑时，心里就会多一份踏实。
更具体的设置细节，可以阅读 [FLO.W Obsidian 模板手册](https://21obsidian.com/docs) 了解更多。